Excel-Link でレコード数が可変のデータを投入する場合の留意事項
回答
行数が可変のデータを [Excel-Link] で fusion_place に投入する場合は、行キーの変更にご注意ください。
データ投入後、元データが修正され、その修正データを投入し直すケースを想定して下さい。１度目の投入時にデータが存在した行キーに対して、２度目の投入時にはデータが存在しなかったとします。この場合、該当行キーに関して１度目に投入されたデータ値は、２度目のデータ投入によって消去されません。
例えば、行キーが、部署コードと勘定科目コードであるような、部署別経費データについて、１度目の投入データには、Ａ部署・雑費・金額 100 という行が含まれていたのに、２度目の投入データにはそのような行が含まれなかった場合、２度目のデータ投入によって、fusion_place データベース中の「Ａ部署・雑費」の値 100 は消去されないということです。
この事象への対処として、以下の方法を考慮ください。
-
２度目のデータ投入にさきがけて、１度目の投入データを、行キーはそのままに、値をゼロとして再度取り込む（反映する）運用とする。上述の例の場合、Ａ部署・雑費・金額ゼロのデータを取り込むことで、データベース中の金額 100 を消去します。
-
データ投入用の [Excel-Link] シートの設計を工夫して、fusion_place 上のデータ合計値と、取り込みデータの合計を比較チェックする行を設ける。上述の例の場合、fusion_place から取得した全部署の経費計と、投入対象データの合計が一致しているかをチェックします。
誤って上述のような消去漏れデータが発生したと思われる場合は、[Excel-Link] のピボット検索により条件を指定して該当データ全件を検索し、元データと比較し調査することが考えられます。
また、「フォーム」を用いてデータインポートする方法もご検討下さい。
フォームによるデータインポートでは、インポートにさきがけて、データ取り込み対象領域（例えば、指定年度・指定月の全部署・全経費勘定）の全データがいったんクリアされますので、ここでご説明したような消去漏れは生じません。