[コントリビュータ] で予算を各部署で作成し、予算を管轄している経理部で最終承認しています。
最終的に各部署より集めたデータを正式に会社として使用する確定予算データとするにはどうすればよいでしょうか。

「正式に会社として使用する確定予算データとするには」、データを 共有作業版 又は 公開版 に反映する必要があります。 共有作業版と公開版のどちらを使うかは、運用方針によります。
当初の設計思想は、確定データは 公開版 に保持する想定でしたが、より簡易に 共有作業版 で運用されているお客様も多くいらっしゃいます。

共有作業版 と 公開版 の詳細に関しては以下のマニュアルをご参照ください。

<共有作業版に反映>

共有作業版 で運用する場合をご説明します。
各部署から集めたデータを「共有作業版」に格納する方法は、[業務プロセス定義] の 基本情報  処理オプション で「公開データ確定担当業務責任単位にもプライベートな元帳を割り当てる（チェックしなければ共有作業版を割り当て）」にチェックした場合としない場合に応じて異なります。

上記のうち 2 番の「共有作業版にデータ公開」処理には時間がかかりますので、特に必要性がなければ、1 番をお勧めします（デフォルト設定どおりです）。

<公開版に反映>

1 番の場合、経理部が提出パッケージデータを受け付ける度にデータが共有作業版に反映されますので、共有作業版の内容は随時変更されます。
そうした作業途上のデータとは別に、一時点での確定データを保持しておきたい場合は、公開版 をお使いください。

[マネージャ] の 処理実行  共有作業版の管理 から 共有作業版を公開する ボタンを押下し、公開するシナリオを選択して処理実行すると、共有作業版から公開版にそのシナリオのデータがコピーされます。この処理は、上記「共有作業版にデータ公開」に比べて非常に高速です。