業務プロセス管理機能とは

設計者 管理者
ワークフロータイプ以外のアプリケーションでは、業務プロセス管理機能は利用できません。

経営管理業務で使用するデータは、会計システムや販売管理システムといった基幹システムから自動接続できる場合や、比較的少数の部署から Excel 形式で入手可能な場合もありますが、予算編成業務における予算データのように、多数の部署からデータを収集しなければならない場合もあります。fusion_place では、経営管理データの収集・加工業務を「業務プロセス(ワークフロー)」として定義し、そうした業務をサポートすることができます。

特長

fusion_place の業務プロセス管理機能の主な特長を以下に挙げます:

  • 複数種類のデータを、それぞれ適切な提出ルートに従って収集可能: 例えば予算編成において、売上予算と経費予算は、提出対象部署も承認部署も異なるかもしれません。こうした要件に対応し、ひとつの業務プロセスの中に複数タイプの提出データを設け(「提出パッケージ」と呼びます)、それぞれに対して別の「提出ルート」を設定することができます(同じ提出ルートを用いることもできます)。各担当部署が提出したデータを、本部が承認したのち、経理部など全社管理部署が受け入れるというよに、提出ルートの中には階層を設けることもできます。

  • 再提出と提出履歴管理: 提出データに対して修正を施して再提出することができます。再提出は提出側から要請することも(取下)、提出先から要請することも(返却)可能です。さらに過去に提出されたデータはすべて履歴として保持されます。

  • 代理提出: 承認部署に対して、提出元部署に代わって提出データを提出する権限を付与することができます。

  • データバリデーション: データ提出時に、データ内容が適切かのチェック(バリデーション)の実行を強制することができます。バリデーションルールは、提出パッケージの定義にもちいるフォームにふくめてテキスト式で記述することができ、提出を禁止する「エラーレベル」に加え、警告・注意喚起のために「注意レベル」のバリデーションルールを用いることができます。

  • 提出/承認状況の通知: 提出パッケージの提出/承認状況は、一覧形式の画面で確認でき、項目指定による絞り込み表示もできる他、関係者に e メールで通知することもできます。

  • 部署別ワークスペースによる分散/協調型業務の実現: 提出データとは別に、業務プロセスに参加するすべての部署(業務責任単位)が自分のワークスペース(作業データ領域)をもち、独自にデータ分析・中間集計することができます。作業データ領域の内容は、その部署以外には開示されないようにすることができます。また、各部署のワークスペースのデータが、その部署の目を通さず変更されることはありません(下位部署から提出されたデータも、提出時にではなく受け入れ側部署の指示をまってはじめて反映されます)。
    この仕組みにより、各部署が互いに不用意に干渉されずに業務を遂行できる一方、データの提出によって連携するという、「分散/協調型」の業務を実現することができます。

  • 定期的な業務の繰り返しが簡単: 経営管理業務は、月ごと、期ごと、年度ごとに繰り返されます。fusion_place では、業務プロセスのテンプレート(「業務プロセス定義」)を作成しておくことにより、こうした、「同じ業務が、月や期などを変えて定期的に繰り返される」状況に、簡単に対応できます。

なお、上記の特長それぞれを個々の業務プロセスにて活用するかどうかは設計者の判断に依存します。業務プロセスの設計によっては、一部の特長が適用されないこともあるのでご留意ください。