業務責任単位名称以外については、大文字・小文字は区別されません。

Excel シート上のコピー対象範囲の最初に「ヘッダ行」が 1 行あり、その後に「明細行」が任意の行数続く形式です。ヘッダ行は、明細行における各フィールドの意味を指示するための行です。明細行は、各々が、ひとつの業務責任単位に対する追加・更新・削除の内容を表します。コピー対象範囲内の任意の位置に、空行を置くことができます。空行は、単に無視されます。

ヘッダ行と明細行の並べ方に関する規則は以下の通りです。

ヘッダ行は、下表の各フィールドからなります。

コマンド「ADD_OR_UPDATE_PARTICIPANT」は、このヘッダ行に続く明細行が、業務責任単位の追加または更新指示であることを表します。コマンド「DELETE_PARTICIPANT」は、同様に、このヘッダ行に続く明細行が、業務責任単位の削除指示であることを表します。

レコードタイプ「HDR」は、この行がヘッダ行であることを表します。

名称フィールドは、固定値「NAME」の後に、「ロケール」 すなわち ja en などを、半角コロン : で結び付けて示します。コロンの前後に空白を置かないで下さい。ロケールは大文字でもかまいません。

責任範囲指定キーフィールドは、固定値「P」後に、プロパティラベルを、半角コロン : で結び付けて示します。コロンの前後に空白を置かない点は、名称フィールドと同じです。フィールドのうち、常に必要なのは、コマンド・レコードタイプ・ラベルの三つです。それ以外は必要に応じて設けることも省略することもできます。

コマンド・レコードタイプ以外のフィールドの並び順は任意です。

明細行では、ヘッダ行で指定された各フィールドに、それぞれ適切な値が指定されます。従って、各明細行は直前のヘッダ行と同じ数だけのフィールドを持っていなければなりません。また、ヘッダ行と明細行のフィールドは並び順通りに対応付けられます。明細行の各フィールドに対する指定値は下表の通りです。