業務プロセス

設計者 管理者

業務プロセスは、業務プロセス定義にて指定された条件に従って実行される、データ収集・加工業務です。もっと直截にいえば、データ収集・加工業務ごとに fusion_place のデータベース中に作業用のデータセット(データ一式)が作成されます。それを「業務プロセス」と呼んでいます。ひとつの業務プロセス定義をもとに、年度別・期間別の業務プロセスを生成することができます:

業務プロセス定義の例 実行サイクル 業務プロセスの例

年度予算編成業務

2013 年度 年度予算編成業務

2014 年度 年度予算編成業務

・・・

月次連結データ収集業務

2013 年 4 月度 月次連結データ収集業務

2013 年 5 月度 月次連結データ収集業務

・・・

業務プロセスと業務プロセス定義の関係

業務プロセスは業務プロセス定義をテンプレートとして生成されますが、いったん生成されると両者の関係は切り離されます。すなわち、業務プロセス定義の内容や、業務プロセス定義から使用されているフォームリスト・フォーム・提出ルート定義の内容を変更しても、その変更は、すでに生成された業務プロセスにただちには反映されません。業務プロセスに対して「業務定義最新化」というアクションを実行すると、その時点で最新の、こうした定義情報がその業務プロセスに反映されます。

このような仕様としている理由はふたつあります。ひとつ目の理由は、フォーム・提出ルート定義・入力用 Excel ファイルを修正する際に、修正途上で仮保存したこれらの定義情報が即座に業務プロセスに反映されることを避けるためです。設計者や管理者は修正内容を十分確認してから、業務プロセスに適用することができます。ふたつ目の理由は、修正後の定義情報を、古い会計年度・古い期間に適用せず、新しい会計年度・新しい会計期間のみに適用できるようにするためです。

公開データ確定担当業務責任単位

公開データ確定担当業務責任単位は、業務プロセスにおいて作成・収集されるデータの最終的な取りまとめ担当部署を意味します。例えば予算編成業務では、経理部の予算統括チームが、公開データ確定担当業務責任単位となるかもしれません。公開データ確定担当業務責任単位は、業務プロセスごとにひとつ指定します。業務プロセス種別ごとにデフォルトの公開データ確定担当業務責任単位を設定しておき、業務プロセスの 新規作成 時にそれが、そのプロセスの公開データ確定担当業務責任単位としていったん設定されます。作成後に変更したい場合、デフォルトの公開データ確定担当業務責任単位を変更後、業務プロセスに対して「業務定義最新化」を実行して下さい。

業務プロセスの新規作成

業務プロセスを実行するには、まず業務プロセスを生成する必要があります。業務プロセスは、業務プロセス定義と対象会計年度・相対期間を指定して生成されます。生成に際して、業務プロセスの「公開データ確定担当」業務責任単位も設定されます。また、プロセスの新規生成に伴って、その業務プロセスに参加する各業務責任単位の ワークスペース (作業用の場所)も生成されます。そのワークスペース各々に結び付けられた作業用の元帳版の内容は、生成時点での共通作業版と同じとなります。

生成された直後には、業務プロセスのステータスは「準備中」となります。このステータスでは、各業務責任単位はデータを入力することはできますが、パッケージデータの提出や承認は行えません。

業務プロセスのステータス

業務プロセスは下記のステータス(状況)のうち、いずれかをとります。ステータスは アクション の実行により変化していきます:

準備中

生成直後のステータスです。

実施中

プロセスでの業務を実施できるステータスです。パッケージデータの提出や承認・返却・取下といったアクションは、プロセスが実施中の場合のみ実行可能です。

締切済

プロセスでのパッケージ提出、承認を締め切ったステータスです。再開することにより「実施中」ステータスに戻ることも可能です。

業務プロセスに対するアクション

作成済の業務プロセスに対しては以下のアクションを実行できます。

プロセス開始

業務プロセスを開始します。これによって業務プロセスのステータスは「実施中」となり、パッケージデータの提出や承認・返却・取下が可能になります。

締切

業務プロセスを締め切りします。これによって業務プロセスのステータスは「締切済」となり、パッケージデータの提出や承認・返却・取下が禁止されます。

再開

いったん「締切済」となった業務プロセスを再開し、再び、パッケージデータの提出や承認・返却・取下を許可します。業務プロセスのステータスは「実施中」に戻ります。

業務定義最新化

最新の業務プロセス定義の内容を、対象業務プロセスに反映します。これによって反映される設定情報は、以下の通りです:

  • 業務パッケージの定義(Excel ファイルを含む)

  • 業務パッケージから参照されるフォームリストとフォーム

  • 提出ルート定義

  • 業務責任単位の責任範囲指定キー

  • 公開データ確定担当業務責任単位(別途指定されている「公開データ確定担当業務責任単位(デフォルト)」により置換される)

業務定義最新化は、ステータスが「準備中」または「締切済」の場合のみ実行でき、実行によりステータスは「準備中」に変わります。

※ 提出パッケージ定義を削除して業務定義最新化を実行すると、その業務プロセスにおいて、削除された提出パッケージ定義にもとづく提出パッケージがすべて削除されるのでご注意ください。業務定義最新化の実行後に、同じラベルの提出パッケージ定義を追加しても、以前の提出パッケージ定義は削除されたものと見なされ、提出パッケージは削除されます。
提出パッケージ定義を削除した場合でも、再度、同じラベルで提出パッケージ定義を追加すれば、上記のように提出パッケージが削除されることは避けられます。
なお、提出パッケージ定義のラベル欄が空白の場合、その提出パッケージ定義で使用しているフォームリストのラベルが提出パッケージ定義のラベルとみなされることに留意下さい。

※ 業務定義最新化を実行すると、以前、提出ルートに含まれていて、新しい提出ルートには含まれなくなった業務責任単位の提出済パッケージデータにアクセスできなくなります。また、業務責任単位が、その業務プロセス定義で使用されているすべての提出ルートから除外された場合は、その業務責任単位のワークスペース自体にも [コントリビュータ] からアクセスできなくなります。これらの場合でも、提出済パッケージデータやワークスペースデータが削除されたわけではありません。その業務責任単位を提出ルートに含めて、再度、業務定義最新化を実行すると、それらのデータにアクセスできるようになります。

共有作業版のデータ取り込み

共有作業版の内容を、業務プロセスに参加するすべての業務責任単位のワークスペースの元帳版に取り込みます。ただし、各元帳版で、以下の元帳セル範囲については、処理前の値が維持されます:

  • その業務責任単位自身が提出すべきパッケージフォームにて書き込み可能な元帳セル範囲、および、

  • その業務責任単位が別の業務責任単位から受け入れる提出パッケージにて書き込み可能な元帳セル範囲

共有作業版のデータ取り込みは、ステータスが「締切済」の場合のみ実行でき、実行によりステータスは変わりません。

※ 「書き込み可能」の判断について、詳しくは以下の条件が適用されます。

  1. 提出パッケージ定義 で指定されたフォームリストのフォームを用いて値を直接入力できる元帳セルのみならず、フォーム上での計算結果が反映される元帳セルも「書き込み可能」とみなされます。

  2. 各種のアクセス制限の適用については「 業務プロセス管理機能とアクセス制御 」に記述の通りです。

共有作業版にデータ公開

業務プロセス内の、公開データ確定担当業務責任単位のワークスペースの元帳版のデータを、共有作業版に反映します。反映されるデータ領域は、共有作業版のデータ取り込みと同様の基準によりますが、各種アクセス制限の適用に関して、共有作業版のデータ取り込みと異なりますのでご注意ください。

共有作業版へのデータ公開は、ステータスが「締切済」の場合のみ実行でき、実行によりステータスは変わりません。

プロセス削除

業務プロセスを削除します。削除すると、業務プロセスに参加するすべての業務責任単位のワークスペースも削除されます。各ワークスペースの元帳版と提出済のパッケージも削除されるのでご注意ください。プロセス削除は、ステータスが「締切済」の場合のみ実行できます。

ワークスペース

業務プロセスを生成すると、その業務プロセスに参加する業務責任単位(※)各々に対して、「ワークスペース」が生成されます。

ワークスペースには、その業務責任単位の作業用の 元帳版 が含まれています。ワークスペースの元帳版についての詳細は、元帳版の項の「 業務プロセスの元帳版 」をご参照下さい。

※ 業務プロセス定義にて各提出パッケージに適用している提出ルートに含まれる業務責任単位のことです。